Как организовать и максимизировать пространство в небольшом офисе.

Для многих организаций аренда небольшого офиса является самым оптимальным решением, как по цене, так и по оптимизации использования помещения. Дело в том, что не каждый бизнес требует больших квадратных площадей офисного пространства, — порой достаточно и нескольких метров. Ну и опять же, маленький офис — это существенная экономия бюджета на аренду.

Несмотря на то, что суматоха с арендой офиса в наши дни может достать любого руководителя, любая маленькая компания может компактно существовать и выглядеть престижно даже в самом маленьком помещении. Секрет в правильной организации. В данной статье мы подскажем вам, как оптимизировать маленькое офисное пространство так, чтобы в нем было не только удобно работать, но и престижно принимать клиентов.

Расчистите беспорядок.

Вообще-то этот пункт касается офиса любого размера и категории. Большинство руководителей и сотрудников организаций запускают свои офисные помещения. В результате, в кабинете повсюду разбросаны провода, которые оставил системный администратор; около столов сотрудников лежат стопкой какие-то коробки, журналы; на стеллажах свалена в кучу новая и испорченная канцелярия; столы погрязли в горе нужных и ненужных бумаг… Кто-то скажет, что это творческий беспорядок, но на самом деле — это полное наплевательство на хоть какую-то организованность. К сожалению, это очень привычно для нашей страны, но в тоже время — это показатель не состоятельности фирмы.

В общем, нужное нужно отсортировать от ненужного. Научить сотрудников пользоваться мусорным ведром для бумаг и сортировочными файлами для документов. Раздать офисным работникам салфетки для мониторов и научить их вытирать технику и столы от пыли хотябы пару раз в неделю. Все, что не нужно в офисе требуется выкинуть или отнести на склад (например, старый неработающий принтер вам врядли когда-либо пригодиться — хватит заниматься собирательством!). Ваш офис — это не складское помещение! Эту аксиому важно помнить!

Пустите дела вертикально

Захламление офисного пространство — это первая проблема офиса. Когда вы с ней справились, необходимо начать организовывать необходимые вещи. И делать это нужно грамотно.

Основная цель организации — это разложить вещи так, чтобы часто используемые материалы находились в легкой доступности, в то время как архив материалов находился в собранном и хорошо сформированном виде. Вещи, которые вы не используете очень часто, нужно располагать дальше всего от главной рабочей области.

У документов должен быть свой дом, то есть все файлы, счета, акты и прочее требуется раскладывать в соответствующие папки. Сотрудники должны уважать и правильно вести документооборот.

Лучше всего раскладывать вещи в вертикальном стеллаже. Максимально используйте высоту, а не ширину. Приобретайте самый высокий шкаф — под потолок, чтобы захватить самое обширное пространство. Вещи, которые используются крайне редко, отправляйте на самую верхнюю полку. В центре стеллажа, на уровне груди, можно разложить канцелярию, доступную для офисных сотрудников или декор. Центральная полка обычно наиболее визуально заметна и легко доступна, поэтому здесь все должно быть наиболее красиво разложено. На нижних полках стеллажей (которые очень сильно пылятся) лучше всего использовать ящики или коробки. В эти ящики (или коробки) можно складывать те вещи, которые трудно организовать (например, запасные мышки для компьютеров, пачки маркеров, упаковки, баночки, тюбики, запасная канцелярия и т. п.).

Продолжая думать вертикально, вы можете закрепить мониторы на стене или перегородке (если расположение стола позволяет), тем самым сэкономив пространство на рабочем столе.

Вместо отрывного календаря, лежачего планера и органайзера, повесьте на стене магнитную или пробковую доску, которая заменит все перечисленные вещи. Кроме того, все записочки и стикеры, залепляющие ваш стол и компьютер, перенесутся на эту доску.

Если есть возможность, то можно также организовать пространство с помощью офисной мебели и принадлежностей.

Экономия пространства с помощью офисной мебели и принадлежностей

Даже очень маленькое пространство, например, когда осуществляется аренда офиса 30 м , требует письменного стола, компьютера, кресла. Если офис мал, то нужно использовать каждый метр пространства максимально качественно. Избегайте тяжелой, громоздкой мебели и выбираете тонкие, современные эргономичные столы, компьютеры, стулья, шкафы для хранения. Отлично подойдет многоцелевая мебель, например стол, который имеет множество ящиков и отсеков может функционировать и как хранилище для документов, экономя место на полках. Вместе принтера, сканера и факса, купите МФУ.

Приобретите удобные лотки для бумаг и другие канцелярские устройства, способные организовать офисные бумаги. Вам потребуются держатели для ручек и карандашей, скрепок и так далее. Все это поможет держать столы аккуратном виде.

Используйте пространство под столом, оно часто пустует. На дверь можно прикрепить специальные держатели, что сделает эту часть кабинета также функциональной. Здесь можно разместить доску для объявлений или полки.

Элегантность маленького офиса.

Ваш офисный декор может либо помочь вашему бизнесу, либо навредить ему. Оформление офиса помогает клиентам почувствовать качество бизнеса.

Покрасьте ваши стены в деликатные цвета. Темные оттенки могут казаться более модными, но они «съедят» пространство визуально. Светлое помещение кажется больше.

Вместо настольных ламп лучше использовать настенные светильники, а еще лучше треки или встроенное освещение. Если на окнах тяжелые драпировки — избавьтесь от них. Пусть будет как можно больше естественного света.

Если имеется возможность, добавьте в помещение зеркал. Они придадут комнате ощущение величины. А вот огромное количество принтов на стенах, может добавить хаотичности в ваше маленькое пространство. Однако, разместить некий декор в стиле помещения все же стоит.

И помните, главное в любом офисе — это аккуратность. Этот показатель очень сильно бросается в глаза и дает первое представление о вашей организации.